Digitale Sitzungsverwaltung hier: Einführung und Beschaffung von Tablets

Der erste Schritt der sog. „Digitalen Sitzungsverwaltung“ wurde im Jahr 2006 mit der Programmierung einer geschützten Internetseite für Stadträte geschaffen, bei der neben der schriftlichen Einladung auch in digitaler Form auf sämtliche Unterlagen zugegriffen werden konnte.

Mit der Einführung des Sitzungsprogrammes „Session“ für den internen Sitzungsdienst im Jahr 2010 wurde dies noch optimiert und stellte bereits die Grundlage für das jetzt geplante Vorgehen dar.

Die Geschäftsordnung sieht in § 25 (Form und Frist der Ladung) bereits die Möglichkeit der elektronischen Ladung vor. Parallel mit der Änderung der Geschäftsordnung wurde in der Verwaltung – und auch aufgrund Anregung einzelner Stadträte - das Ziel verfolgt, die elektronische Ladung in der Praxis umzusetzen.

Aufgrund dessen wurde im Haushalt 2015 ein Ansatz in Höhe von 30.000,00 € eingestellt. Bei der damaligen Abfrage zeigten 20 der 25 anwesenden Stadträte grundsätzlich Interesse an der Einführung. In der Zwischenzeit wurden verschiedene Testgeräte beschafft, die zunächst in der Verwaltung ausprobiert wurden. Anschließend, in der Sitzung des Stadtrates am 25. Juni 2015, wurden diese im politischen Gremium vorgestellt sowie die technischen wie rechtlichen Rahmenbedingungen (Sicherheit) thematisiert.

Man verständigte sich auf eine Testphase, in der jede Fraktion und Gruppe das Handling der Geräte testen konnte. Zur Auswahl standen das Ipad und ein Lenovo (die Vor- und Nachteile sowie Rahmendaten siehe die Anlage 1 vom Juni 2015).

Rückmeldung zur Testphase

·        im Ergebnis wird das Ipad als der Favorit angesehen

·        das Lenovo überzeugte mit der Beschriftungsmöglichkeit der Sitzungsvorlagen

·        wenige hatten keine Präferenz - Hauptsache die Einführung wird zeitnah erfolgen.

Die Verwaltung spricht sich ebenfalls für das Ipad aus, da es sicherheitstechnisch kaum angreifbar und technisch insgesamt stabiler ist. Der „Mangel“ bei der Beschriftungsmöglichkeit in Sitzungsvorlagen beim Ipad wurde mit dem letzten Update behoben, so dass auch hier die Beschriftungen möglich sind, was letztlich auch die Lenovo-Befürworter überzeugen sollte.

Die Frage nach dem „welches Geräte“ ist mit dem Ipad aus unserer Sicht eindeutig geklärt. Hingegen die Fragen nach dem „wie“ hat in der Testphase verschiedene Varianten zur Sprache gebracht.

1.    Stadt beschafft das Gerät für die Nutzung

2.    Stadt beschafft das Gerät für die Nutzung, das Stadtratsmitglied zahlt (einmalig oder monatlich) einen Betrag, damit es nach der Legislaturperiode ins Eigentum des Stadtrats übergeht.

3.    Stadt gibt einen Zuschuss (z. B. 300,00 €), jeder Stadtrat kann sich sein Geräte selbst beschaffen

4.    Ein bereits bestehendes Gerät kann genutzt werden (sog. bring your own device)

Die Verwaltung hat sich mit allen Möglichkeiten auseinandergesetzt und kommt letztlich zum Ergebnis, die Variante aus Ziffer 1 zu wählen, nachdem diese für die Verwaltung die meisten Vorteile bietet:

·        geringer Administrationsaufwand, da einheitliches Gerät

·        klare Eigentumsverhältnisse (Stadt ist Eigentümer) auch mit Blick auf die rechtliche Grundlage des Zugriffs beim Verlust oder Diebstahl; bzw. mit Blick auf vorzeitiges Ausscheiden.

·        Insbesondere die Ziffern 3 und 4 sieht der BKPV im jüngsten Prüfungsbericht kritisch, jedoch – aus Sicht der Verwaltung (die Ziffer 4) nicht unmöglich.

Letzterer Hinweis vor allem aufgrund dessen, da zwei max. drei Stadträte im Vorfeld konkret geäußert haben, ihr eigenes Tablet zu nutzen und kein weiteres von der Stadt für die Sitzungsarbeit benötigen. Diese Ausnahme würde die Verwaltung bei der Einführung der Tablets zulassen; es sollte jedoch nur auf die konkret geäußerten Stadtratsmitglieder beschränkt werden. Die Verwaltung wird in diesem Fall lediglich die Verbindung zur App und Hilfestellung in Bezug auf Session zur Verfügung stellen – weitere unabhängig vom Sitzungsdienst administrative Hilfen am Endgerät kann die Verwaltung hier nicht geben.

Anbei eine Einverständniserklärung sowie eine Nutzungsvereinbarung im ersten Entwurf, die in Anlehnung an bestehende Vereinbarungen einer Kommune erstellt wurde, die die Mandatos-App sowie das Ipad bereits umgesetzt haben.

Weiteres Vorgehen:

·        Nach der Beschlussfassung wird die Erklärung der Stadträte eingeholt, wer sich an der digitalen Ladung beteiligen möchte. (Diese wird in der Stadtratssitzung auf den Tisch gelegt).

·        Angebotseinholung und Beschaffung der Tablets.

·        Parallel Erstellung der Einverständniserklärung sowie der Nutzungsvereinbarung

·        Einrichten der Endgeräte durch die EDV

·        Aushändigen an die Stadträte und Einführung.

Ziel ist es, bis zur ersten Stadtratssitzung im Juni (9. Juni 2016) mit den Tablets zum ersten Mal zu Laden.

Kosten:

Die Kosten für ein Ipad-Air (16 GB mit Karteneinschub) + Schutzhülle liegen bei ca. 700,00 €.

Laufende Kosten für die Sicherheitsvorrichtungen (Wlan und Softwarepflegekosten) für alle Geräte ca. 1.000,00 €/Jahr.

Abschließende Hinweise:

·      Inwiefern in der Anfangszeit (Juni und Juli) zusätzlich in Papierform geladen wird, muss man zunächst abwarten.

·      Über die APP sind sämtliche Sitzungsunterlagen eingestellt, eingehende Anträge und sonstige Schreiben, die (noch) nicht einer Vorlage zugeordnet werden können, werden per Mail versandt. Hier gibt es eine Ablagemöglichkeit auf dem Ipad.

·      Derzeit ist die Schaffung einer sog. „Technikpauschale“ für evtl. Ausdrucke nicht vorgesehen.

·      Bei Sonderfällen z. B. Haushaltsberatungen kann nach wie vor eine Verteilung der Unterlagen erfolgen – gleichwohl wäre es mit dem Ipad händelbar.

1.    Es besteht Einverständnis, für die Stadträte, die die ausschließliche digitale Sitzungsarbeit (Einladungen/Sitzungsvorlagen/Niederschriften) schriftlich erklären, ein Apple iPad Air samt Schutzhülle (sog. Hardcase) zu beschaffen.

2.    Die Stadträte, die die Nutzung nicht schriftlich erklären, erhalten die Stadtratspost wie gewohnt durch den Amtsboten in Papierform.

3.    Die Verwaltung wird beauftragt, parallel zur Beschaffung eine Einverständniserklärung sowie eine Nutzungsvereinbarung zu erstellen.