Einführung eines Online-Tools zur Vergabe und Verwaltung von Kita-Plätzen; hier: Grundsatzbeschluss

Betreff
Einführung eines Online-Tools zur Vergabe und Verwaltung von Kita-Plätzen; hier: Grundsatzbeschluss
Vorlage
2022/231
Art
Sitzungsvorlage (Beschluss)

Seit einigen Jahren gibt es Online-Tools/Web-Anwendungen, die die zentrale Vergabe und Verwaltung von Kita-Plätzen ermöglichen. Über diese Anwendungen können Eltern sich zentral für mehrere Kitas in einer von ihnen ausgewählten Reihenfolge registrieren. Die Kitas wiederum können ihre Zu- oder Absagen ebenso direkt über dieses Portal abwickeln. Einzig der bei einer Zusage notwendige Betreuungsvertrag muss weiterhin direkt zwischen Kita und Eltern geschlossen werden. Dieses Modell soll nun auch in Kitzingen eingesetzt werden.

 

Ausgangslage

 

Bisher läuft die Kommunikation für eine Kitaplatzvergabe direkt zwischen Eltern und Kita. Die Eltern müssen sich selbstständig über die verschiedenen Betreuungsmöglichkeiten im Stadtgebiet informieren, anschließend dort anrufen, sich entweder direkt auf entsprechende Wartelisten schreiben lassen oder einen persönlichen Termin vor Ort vereinbaren. Auch eine Zu- oder Absage muss per Mail oder postalisch erfolgen. Hieraus folgt eine enorme zeitliche Belastung für alle Beteiligten: Die Eltern müssen sich selbstständig informieren, anschließend mit jedem der in Frage kommenden Kindergärten persönlich und einzeln Kontakt aufnehmen und teils an mehreren Kitas vorstellig werden. Die Kitas müssen wiederum die diversen schriftlichen, mündlichen oder persönlichen Anfragen bearbeiten, Vor-Ort-Termine durchführen und ihre Wartelisten selbst pflegen. Hieraus resultiert ein enormer zeitlicher, personeller und verwaltungstechnischer Aufwand für alle Beteiligten.

 

Daher wurde bereits im Jahr 2019 durch die Verwaltung die Anschaffung eines Online-Tools in Erwägung gezogen. Damals wurde dies jedoch von den Kitas und deren Trägern mit deutlicher Mehrheit abgelehnt, sodass die Idee nicht weiter verfolgt wurde. Dieses Bild hat sich nun gewandelt und die Kitas fragten selbst nach, ob ein entsprechendes Programm beschafft werden kann. Daher wurde dieses Jahr auch eine Sitzung mit Vertretern aller Kitas und ihrer Träger durchgeführt, an deren Ende der klare Wille aller Beteiligten eindeutig war, ein entsprechendes Programm sinnvollerweise zu beschaffen.

 

Funktionsweise eines Online-Tools

 

In einer Online-Lösung sollen zunächst alle Kitas im Stadtgebiet mit Adresse und Kontaktdaten dargestellt werden. Jede Kita hat hier die Möglichkeit, sich und ihr pädagogisches Konzept vorzustellen, sodass die Eltern sich einen Eindruck verschaffen können, ohne hierfür vor Ort zu kommen oder im Internet nach Informationen suchen zu müssen. Sollten offene Fragen bleiben, können sich die Eltern natürlich trotzdem direkt an die entsprechende Kita wenden. Für den Großteil der Eltern sollten die zur Verfügung gestellten Informationen allerdings ausreichend sein, sodass bereits in diesem Punkt eine zeitliche Entlastung der Kitas erreicht werden dürfte. Anschließend können die Eltern ihr Kind über die Plattform registrieren und eine Wunsch-Reihenfolge der Kindergärten abgeben. Nach Vervollständigung der persönlichen Daten wird die Anmeldung abgesendet und landet dadurch bei den Kitas. Der gewählten Reihenfolge nach bearbeiten die Kitas die Anfrage und können sie entweder annehmen oder ablehnen. Sendet die Kita eine Zusage, müssen die Eltern diese wiederum innerhalb eines bestimmten Zeitraumes im System bestätigen. Erst nach der beiderseitigen Zusage muss dann der Betreuungsvertrag direkt zwischen Kita und Eltern geschlossen werden. Auch wird im System erfasst, ob Eltern ein Betreuungsplatzangebot bekommen haben, dies aber abgelehnt haben. Erhalten die Eltern von allen Einrichtungen Absagen (auch dieser Fall wird in Kitzingen wegen des Kitaplatzmangels regelmäßig vorkommen), wird das Kind im System behalten und auf eine automatisierte Warteliste gesetzt. Bekommt es dann einen Platz, wird es automatisch wieder von der Liste entfernt. Auch dies entlastet die Kitas und Eltern enorm. Bisher stehen viele Eltern auf den Wartelisten mehrerer Einrichtungen. Erhalten sie dann eine Zusage, wird häufig versäumt, das Kind wieder bei den anderen Einrichtungen von der Liste streichen zu lassen. Dadurch wachsen die Listen dort immer weiter, obwohl mehrere Kinder auf der Warteliste eigentlich schon einen Betreuungsplatz erhalten haben.

Eine zentrale Warteliste bietet zudem den großen Vorteil, jederzeit eine Übersicht über die aktuell fehlenden Kita-Plätze zu haben, da sich aus einer langfristigen Beobachtung ein Vergleich zwischen Bedarfsplanung (konzeptionelle Berechnung) und Realität (anhand der tatsächlichen Warteliste) ziehen lässt. Dies ist bisher nicht möglich, da viele Eltern ihre Kinder in mehreren Einrichtungen auf die Warteliste setzen lassen, sodass ein Zusammenzählen hier nicht möglich ist, da das Ergebnis stark nach oben hin verfälscht wäre.

 

Zusammenfassend bietet ein Online-Tool Vorteile für alle Beteiligten:

 

Eltern

 

-       Zentrale Anmeldung für mehrere Einrichtungen

-       Kommunikation über das Portal

-       Wegfall der einzelnen Registrierung und separaten Kommunikation mit jeder Kita

 

Kitas

 

-       Größtenteils Wegfall der direkten Kommunikation mit Eltern (enorme Zeitersparnis)

-       Wegfall des Führens einer Warteliste

-       Kommunikation mit Eltern zentral über das Portal

 

Stadt Kitzingen

 

-       Übersicht über die aktuelle Wartelistensituation und daraus folgend der Bedarfssituation

 

Die Kosten sind je nach Anbieter unterschiedlich. Ungefähr ist mit jährlichen Kosten von 6.000 Euro zu rechnen. Hinzu kommt je nach Anbieter ein einmaliger Anschaffungsbetrag. Vor endgültigem Vertragsschluss wird hierzu ein erneuter Beschluss im Gremium gefasst werden.

 

Aufgrund der aufgezeigten Vorteile für alle Beteiligten spricht sich die Verwaltung klar für die Beschaffung eines derartigen Programmes aus.

 

1.    Vom Sachvortrag wird Kenntnis genommen.

2.    Mit der Einführung eines Online-Tools zur Vergabe und Verwaltung von Kita-Plätzen besteht Einverständnis.

3.    Die Verwaltung wird beauftragt, eine entsprechende Vergabe an ein geeignetes Unternehmen einzuleiten.