1.    Ausgangslage

In der Stadtratssitzung am 08.12.2022 wurde die Einführung einer Intranetlösung inklusive Mitarbeiter-App für eine Laufzeit von 3 Jahren beschlossen. Der aktuelle Vertrag endet am 31.12.2025. Um eine solche Intranetlösung auch langfristig nutzen zu können, soll ein Grundsatzbeschluss im Stadtrat herbeigeführt werden.

2.    Aktueller Stand

Dank der neuen Intranetlösung inklusive App haben nun alle Beschäftigten die Möglichkeit direkten Zugang zum Intranet zu bekommen, um sich dort zu informieren. Ohne App wären rund 30 % aller Mitarbeiter (v.A. Beschäftigte ohne PC Zugang in Bauhof, Stadtgärtnerei und Reinigungskräfte) von wichtigen Informationen ausgeschlossen und auf ihre Vorgesetzten angewiesen.

Vor drei Jahren sind wir mit 350 Nutzerlizenzen gestartet. Davon sind aktuell 345 Lizenzen in Verwendung.

Insgesamt haben sich rund 90 % aller Beschäftigten im Intranet registriert. 140 Personen nutzen das Intranet auf dem Desktop. Insgesamt 177 nutzen das Intranet, zum Teil zusätzlich, als App auf dem Handy.

Das Feedback zum Intranet mit Mitarbeiter-App ist durchweg positiv. Vor allem Reinigungskräfte, Hausmeister, Bauhofmitarbeiter und Stadtgärtner sind dankbar für das Angebot als App. Sie erhalten in Echtzeit Zugang zu allen wichtigen Informationen.

Besonders beliebt ist der Chat, unsere Newsseite „Aktuelles“ mit allen wichtigen News auf einen Blick, die Übersichtsseite zur Organisation, das Mitarbeiterverzeichnis, das Schwarze Brett (Austauschmöglichkeit unter den Beschäftigten) sowie die Angebote für Beschäftigte.

3.    Vorteile einer Intranetlösung inklusive App

Eine Intranetlösung inklusive App bietet mehrere Vorteile gegenüber einer einfachen Lösung ohne App.

1.    Erreichbarkeit aller Mitarbeiter

Neben den Beschäftigten mit PC-Zugang können über die App auch Beschäftigte ohne PC-Zugang bzw. städtischer E-Mail-Adresse erreicht werden.

Über Push-Nachrichten auf dem Smartphone werden Nutzer auf wichtige Informationen hingewiesen. Diese Funktion wäre bei einer Intranetlösung ohne App nicht umsetzbar.

2.    Einfache und datenschutzkonforme Kommunikation

Über die Intranetlösung können Nachrichten schnell und unkompliziert an alle Beschäftigten kommuniziert werden. Dabei besteht die Möglichkeit über die derzeitige Lösung auch untereinander in den Austausch zu treten. Dies funktioniert über die Kommentarfunktion oder Beiträge am „Schwarzen Brett“.

Der DSGVO-konforme Chat bietet alle wichtigen Funktionen, die man von WhatsApp kennt. Dienstliche Chatgruppen auf WhatsApp werden somit überflüssig. Bilder und Dateien können ebenfalls datenschutzkonform versendet werden.

3.    Zentraler Kalender mit wichtigen Terminen

Der Kalender mit allen Sitzungsterminen, Veranstaltungen und dem jeweiligen Redaktionsschluss des Rathaus-Magazins ist durch die Intranetlösung für jeden einsehbar.

4.    Schneller Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen

Durch das Mitarbeiterverzeichnis auf dem Desktop und in der App lassen sich die Kollegen sehr einfach suchen und finden. Aus der App ist es für Mitarbeiter unterwegs möglich, Kollegen direkt anzurufen ohne vorher lange nach der richtigen Durchwahl suchen oder sich alle städtischen Kontakte in der Kontaktliste des Smartphones abspeichern zu müssen.

5.    Effiziente Suchfunktion

Durch die Volltextsuche in der App lassen sich Inhalte schnell und unkompliziert finden. Neben Dokumenten können Seiten, aber auch das Mitarbeiterverzeichnis, durchsucht werden.

6.    Überblick über interne Regelungen und Prozesse

Mit dem eingeführten FAQ und der Übersicht über alle hausinternen Dienstanweisungen, Hausanordnungen oder Dienstvereinbarungen sind Informationen leicht auffindbar. Häufige Fragen werden im FAQ-Bereich beantwortet und zeigen auf, wer der richtige Ansprechpartner im Haus für das Thema ist. Somit können Informationen zielgerichtet gefunden und eine längere Suche vermieden werden.

7.    Optimierung und Digitalisierung von internen Abläufen

Über die Intranetlösung lassen sich Abläufe unkompliziert digitalisieren. Beispielsweise müssen nicht mehr über 330 Einladungen zum Betriebsausflug ausgedruckt und händisch verteilt werden. Über die Formularfunktion können sich die Beschäftigten unkompliziert anmelden.

4.    Erneute Ausschreibung

Nach der dreijährigen Testphase soll die Intranetlösung inklusive App gemeinsam mit der Zentralen Vergabestelle neu ausgeschrieben werden. Grund dafür ist die veränderte Marktlage und die hohen Kosten des aktuellen Anbieters, die in der aktuellen Haushaltssituation gesenkt werden sollen.

Auftragswertschätzung

Bei einer Markterkundung wurden verschiedene Anbieter mit gleichen bzw. ähnlichen Funktionen, die auch in der bisherigen Vertragsgestaltung gefordert waren, für 350 Lizenzen angefragt.

Insgesamt wird deutlich, dass die Gesamtkosten jedes Alternativanbieters unter den bisherigen Kosten liegen.

Bei einer angenommenen Laufzeit von vier Jahren hat die Markterkundung folgendes ergeben:

Die Markterkundung führt bei einer angenommenen Laufzeit von vier Jahren zu einer Kostenschätzung von rd. 76.000,00 € netto.

5.    Fazit

Die aktuelle Intranetlösung inklusive App bietet zahlreiche nützliche Funktionen. Die Lösung fördert die Kommunikation unter den Beschäftigten und erleichtert den Zugang zu wichtigen Informationen und Dokumenten für alle Beschäftigte. Mit dieser Lösung wird niemand von Informationen ausgeschlossen und gleichzeitig ermöglicht es den Mitarbeitern Zeit und Papier zu sparen.

Damit die Stadt Kitzingen auch in Zukunft in der internen digitalen Kommunikation gut aufgestellt ist, sollte eine Intranetlösung inklusive App weitergeführt werden.

1.    Vom Sachvortrag SiVo 2025/092 wird Kenntnis genommen.

Es besteht Einverständnis, dass die Stadt Kitzingen eine Intranetlösung inklusive Mitarbeiter-App fortführt.

2.    Die Verwaltung wird beauftragt, eine Intranetlösung inklusive Mitarbeiter-Appauszuschreiben. Der Oberbürgermeister wird ermächtigt, die entsprechenden Verträge im Ergebnis der Ausschreibung zu unterzeichnen.