SessionNet | Überörtliche Prüfung des Jahresrechnungen 2011 - 2015; Textziffern 5b, 18, 19, 23, 27a und 33

Betreff

Überörtliche Prüfung des Jahresrechnungen 2011 - 2015;
Textziffern 5b, 18, 19, 23, 27a und 33

Vorlage

2017/175

Art

Sitzungsvorlage (Beschluss)

Zu 1)

TZ 5 b: Übertragung von Kassen- und Rechnungsgeschäften an die Kitzinger Baugesellschaft GmbH

Die Verwaltung der städtischen Mietwohnung wurde per Vertrag an die Kitzinger Baugesellschaft mbH übertragen. Mieteinnahmen sowie etwaige -erstattungen wurden daher in oK.FIS durch die Bau GmbH auf dem Mandanten der Stadt gebucht (Integrationsbuchung auf die Finanzadressen; Vollzugriff auf das Netzwerk der Stadt und OK.FIS). Einmalige Ein-und Ausgaben wurden manuell in OK.FIS durch die Bau GmbH erfasst.

Nach § 41 Abs. 3 Satz 1 KommHV-Kameralistik ist die Feststellungsbescheinigung durch Dienstanweisung zu regeln. Die Stadt hat in Abschnitt 3 Nr. 5 der DA-Ao die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit für die von der Bau GmbH in oK.FIS (Mandant 1 -Stadt Kitzingen) erfassten Anordnungen bis 500 € der Geschäftsführung der Bau GmbH übertragen. Für Beträge über 500 € soll die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit durch das zuständige bewirtschaftungsbefugte Sachgebiet erfolgen.

Ob eine Gesellschaft in privater Rechtsform vom Geltungsbereich einer städtischen Dienst-anweisung erfasst werden kann, mit der Folge, dass die sog. Feststellungsbefugnis (Prüfung und Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit) wirksam an Mitarbeiter bzw. die Geschäftsführung der Bau GmbH (eine Gesellschaft in privater Rechtsform) übertragen wurde, ist zumindest zweifelhaft. Allerdings stellt auch bei einer wirksamen Übertragung die einem privaten Auftragnehmer obliegende Feststellung in sachlicher Hinsicht (im Gegensatz zur rechnerischen Feststellung) immer nur eine Teil-Feststellungsbescheinigung dar. Der zuständige Bedienstete des kommunalen Auftraggebers (hier z.B. Bauamt, Liegenschaftsverwaltung) bleibt letztendlich für die (Gesamt-)Feststellung der sachlichen Richtigkeit verantwortlich (vgl. auch Schreml/BauerlWestner, Kommunales Haushalts-und Wirtschaftsrecht in Bayern, Erl. 2.16 zu § 41 KommHV-Kameralistik). Der Umfang seiner Verantwortung ergibt sich aus der Überwachungspflicht, die dem Auftraggeber allgemein obliegt. Sie ergänzt die fachtechnische Feststellung.

Zudem ist die Erfassung und Buchung von Mieteinnahmen im städtischen Mandanten in OK.FIS durch die Bau GmbH (anordnungsvorbereitende Geschäfte) als eine Übertragung von Kassen-und Rechnungsgeschäften anzusehen. Kassen-und Rechnungsgeschäfte i.S. von Art. 101 GO können nur dann von einer Stelle außerhalb der Stadt besorgt werden, wenn die ordnungsgemäße und sichere Erledigung und die Prüfung nach den für die Stadt geltenden Vorschriften gewährleistet sind (vgl. Art. 101 GO). Auf das Schriftformerfordernis der Übertragung solcher Hilfsgeschäfte nach Art. 38 Abs. 2 Satz 1 GO wird hingewiesen.

Die Stadt sollte prüfen, ob die Erfassung der Anordnungsdaten für die städt. Mietwohnungen und die Übernahme der Integrationsdatei nach OK.FIS nicht wieder durch eine Fachdienststelle der Stadt (z.B. Bauamt, Liegenschaften) übernommen werden kann, zumal auch nach den Ergebnissen einer Organisationsuntersuchung in diesen Fachbereichen extra Personal für die anordnungsvorbereitenden Geschäfte der städtischen Mietwohnungen vorgehalten wird.

Stellungnahme des zentralen Gebäudemanagements:

Im Zeitraum der Prüfung (2011 - 2015) gab es das ZGM noch nicht. Zuständig zu diesem Zeitpunkt war das SG 23. Da alle Prüfungsbeanstandungen aber künftig beachtet werden sollen, wird das ZGM diese beantworten.

Die Änderung dieser Zuständigkeiten obliegt nicht dem SG 60/ZGM. Sofern die Erfassung der Anordnungsdaten für Mieten der städtischen Wohnungen neu geregelt werden soll, ist nur festzustellen, dass dies im SG 60 personell nicht darstellbar ist.
Außerdem ist das ZGM grundsätzlich für den Gebäudeunterhalt zuständig. Wir weisen darauf hin, dass aus Gründen der Wirtschaftlichkeit ein Großteil der Wohneinheiten an die BauGmbH abgegeben wurde. Falls künftig für alle Wohneinheiten der BauGmbH eine doppelte Sachbearbeitung stattfinden muss, um Gesetzeskonform zu arbeiten, ist der Mehraufwand dem Nutzen gegenüberzustellen.

Zu 2)

TZ 18: Einforderung der Mietzinsen durch die Kitzinger Baugesellschaft mbH; Überwachungspflichten der Stadt Kitzingen als Auftraggeberin

Die Stadt hatte die Verwaltung von rd. 200 städtischen Wohneinheiten mit Verwaltungsvertrag vom 31.12.2001 (zuletzt geändert mit Nachtrag vom 14.04.2008) an die Kitzinger Baugesellschaft mbH (Bau GmbH) übertragen. Zu den vertraglich übertragenen Aufgaben der Bau GmbH zählte die wohnwirtschaftliche Betreuung, das Überwachen und Durchsetzten der Hausordnung, die Bewirtschaftungsbefugnis für Kleinreparaturen bis 500 €, die Betreuung durch den Hausmeister, Vorberatung und Abschluss von Mietverträgen, Erstellung der Betriebskostenabrechnungen und die Überwachung der Verkehrssicherungspflichten (vgl. Ziffer 5 des Vertrags).

Die einzunehmenden Mietzinsen stellte die Bau GmbH im finanzwirksamen Verfahren der Stadt zu Soll, woraufhin die Stadtkasse die Ist-Buchung und den Einzug der Beträge übernahm. Die sachlichen und rechnerischen Feststellungen erfolgte durch Beschäftigte der Bau GmbH.

Unterlagen zu den Mietverhältnissen anhand derer die Stadt ihren Kontrollpflichten als

Auftraggeberin nachkommen konnte, lagen bei der Stadt nicht vor und mussten von uns im Rahmen der Prüfung erst bei der Bau GmbH angefordert werden.

Die Stadt hätte ihren Überwachungspflichten, die ihr als Auftraggeberin allgemein obliegen und derer sie sich nicht entledigen kann, entsprechend nachzukommen und hierzu alle notwendigen Unterlagen zumindest in Abschrift anzufordern. Überwachen heißt, die Leistung anderer entsprechend der Schwierigkeit der Aufgabe und der Verlässlichkeit der Ausführenden stichprobenartig auf Einhaltung der Weisungen und Vorgaben prüfen und sich von der Beseitigung von Beanstandungen überzeugen. Nach pflichtgemäßem Ermessen entscheidet der sachliche Feststeller, ob er im Rahmen seiner allgemeinen Überwachungspflicht einzelne Positionen der Rechnung prüft (vgl. Schreml/BauerlWestner, Kommunales Haushalts-und Wirtschaftsrecht in Bayern, Anm. 2.16 zu § 41 KommHV-Kameralistik). Dies ist eine nicht übertragbare Pflicht des Auftraggebers, da ansonsten § 41 Abs. 1 Satz 1 KommHV-Kameralistik nicht genüge getan werden kann. Dies gilt auch bei einem Vertrag zwischen der Stadt und der Bau GmbH als deren hundertprozentige Tochter. Die GmbH ist eine eigenständige Körperschaft des privaten Rechts und insofern von der Stadt unabhängig. Die Stadt kann daher nicht auf die ihr als Auftraggeberin obliegenden Überwachungspflichten verzichten.

Bezüglich der sachlichen und rechnerischen Feststellungen durch Beschäftigte der Kitzinger Baugesellschaft mbH verweisen wir auf unsere Ausführungen unter TZ 5 b).

Stellungnahme des zentralen Gebäudemanagements:

Im Zeitraum der Prüfung (2011 - 2015) gab es das ZGM noch nicht. Zu diesem Zeitpunkt war das SG 23 (Liegenschaftsverwaltung) zuständig. Da alle Prüfungsbeanstandungen aber künftig beachtet werden sollen, wird das ZGM diese beantworten.

Bei Rechnungen, die bauliche Veränderungen oder Verbesserungen in städtischen Wohnungen zum Inhalt haben, findet eine Kontrolle statt, indem das ZGM die Beauftragung der Arbeiten stichpunktartig im Kontakt mit den Hausmeistern der BauGmbH überwacht.

Für die Überprüfung der Mietzahlungen und -anordnungen kann das ZGM nicht in Anspruch genommen werden, da das ZGM nur für den Gebäudeunterhalt zuständig ist.

Des Weiteren verweisen wir auf die Stellungnahme zu TZ 5b.

Zu 3)

TZ 19 Wir empfehlen, die vereinbarten Wertsicherungsklauseln zu überprüfen.

Die Stadt hatte in verschiedenen Verträgen (z.B. Erbbaurechtsvertrag vom 25.01.2000 für FINr. 6320/77, 5931/2 und 5996 der Gemarkung Kitzingen, Pachtvertrag vom 27.03.2006 für FINr. 1423 der Gemarkung Kitzingen, Mietvertrag vom 16.07.2001 für den Blumenladen Friedrich-Ebert-Straße 1 a) eine Wertsicherungsklausel vereinbart, nach der die Anpassung des Entgelts erfolgen sollte, sofern sich der jeweilige Index für ein vereinbartes Basisjahr um eine bestimmte Punktezahl (nicht Prozente) verändert.

Wir erachten auf Punktezahlen basierende Wertsicherungsklauseln als nicht unproblematisch.

Das Basisjahr ist das Bezugsjahr des Preisindex, für das bei diesem Index das Preisniveau auf 100 gesetzt wurde. Der Verbraucherpreisindex wird alle fünf Jahre überarbeitet und auf ein neues Preisbasisjahr umgestellt.

Nach der Umbasierung stehen Daten auf der Grundlage nach der alten Basis nicht mehr zur Verfügung. Die Vertragspartner müssen dann entweder die zu erreichende Punkteveränderung auf das aktuelle Basisjahr oder die Indexstände des aktuellen Basisjahres auf das ursprünglich vereinbarte Basisjahr umrechnen, um zu prüfen, ob die geforderte Punkteveränderung erreicht ist und -in einem zweiten Schritt -die Veränderung eines vereinbarten Geldbetrags -in Prozent ermitteln. Zudem ergibt sich, dass, je länger das vereinbarte Basisjahr zurückliegt, desto kürzer die Abstände bis zur nächsten Anpassung werden. Andererseits wird die jeweilige Erhöhung in Prozent dann entsprechend kleiner. Diese Besonderheit ist den Vertragspartnern vorab oft nicht bekannt und ist ggf. auch nicht gewollt (vgl. das der Verwaltung überlassene Merkblatt des Statistischen Bundesamtes für Nutzer von Punkteregelungen in Wertsicherungsklauseln). Um evtl. Schwierigkeiten bei vorhandenen Punkteregelungen zu umgehen, empfiehlt das Statistische Bundesamt, auf Regelungen in Prozenten umzustellen. Das Bundesamt berechnet und veröffentlicht auch keine (bis 2003 bereitgestellte) Umbasierungsfaktoren mehr, da -nach Angaben des Bundesamtes -die aus statistischer Sicht bestehenden Nachteile von Punkteregelungen eine Unterstützung dieser Form von Wertsicherungsklauseln nicht mehr vertretbar machen.

Stellungnahme des zentralen Gebäudemanagements:

Im Zeitraum der Prüfung (2011 - 2015) gab es das ZGM noch nicht. Die hier angesprochenen Verträge wurden alle im SG 23 (Liegenschaftsverwaltung) ausgefertigt. Da alle Prüfungsbeanstandungen aber künftig beachtet werden sollen, wird das ZGM diese beantworten.

Beim Neuabschluss von Pacht- oder Mietverträgen wird eine Gleitklausel auf Prozentbasis vereinbart. Die bestehenden Verträge werden wie bisher behandelt. Die Umrechnung aufgrund der Umbasierungen des Lebenshaltungskostenindex bedeutet, zumal bei den tatsächlich betroffenen Verträgen, einen vernachlässigbaren Aufwand im Vergleich zu einer anstehenden Vertragsänderung mit neuer Gleitklausel.

Zu 4)

TZ 23: Die Beitragsfähigkeit von Maßnahmen an der Straßenbeleuchtung wäre zu prüfen

Die Stadt hat in den Berichtsjahren verschiedene Maßnahmen an der Straßenbeleuchtung durchgeführt, für die bislang keine Ausbaubeiträge erhoben wurden. Nach Auskunft der zuständigen Stelle ging die Verwaltung bislang davon aus, dass nur punktuelle Auswechslungen vorgenommen wurden.

a) In der Posener Straße wurden 2012 vier Masten erneuert. Die Kosten hierfür beliefen sich auf rd. 15 T€. Bei einem Vor-art-Termin stellten unsere Prüfer fest, dass sich in der betreffenden Straße vier Masten befinden.

b) In der Schillerstraße wurden 2012 fünf Masten erneuert. Die Kosten hierfür beliefen sich auf rd. 20 T€. Bei einem Vor-art-Termin stellten unsere Prüfer fest, dass sich in der betreffenden Straße fünf Masten befinden.

c) In der Stettiner Straße wurden 2012 drei Masten erneuert. Die Kosten hierfür beliefen sich auf rd. 9 T€. Bei einem Vor-art-Termin stellten unsere Prüfer fest, dass sich in der betreffenden Straße drei Masten befinden.

Zu allen Straßen teilte die beauftragte Licht-, Kraft-und Wasserwerke Kitzingen GmbH mit, dass das durchschnittliche Alter der Bauteile bei ca. 38 Jahren liege und die vorhandenen Betonmasten in schlechtem Zustand seien. Die veralteten Quecksilberdampfleuchten sollen durch Natriumdampfleuchten ersetzt werden, wodurch auch die Ausleuchtung optimiert und der ERP-Richtlinie Rechnung getragen werde.

Hierzu bemerken wir:

Nach Art. 5 Abs.1 Satz 3 KAG sollen für die Verbesserung oder Erneuerung von (u.a.) Ortsstraßen Beiträge nach Art. 5 Abs. 1 Satz 1 KAG erhoben werden. Auch die Kosten der Teileinrichtung Straßenbeleuchtung gehören zum beitragsfähigen Aufwand (§ 5 Abs. 2 Nr. 3.16 ABS).

Eine Verbesserung der Straßenbeleuchtung im beitragsrechtlichen Sinn ist anzunehmen, wenn bei einer bereits vorhandenen Beleuchtung eine Verbesserung der Ausleuchtung erzielt wird sein (vgl. Matloch/Wiens, Erschließungsbeitragsrecht, Stand Januar 2016, RdNr. 2070). Dies kann beispielsweise dadurch erfolgen, dass die Zahl der Straßenleuchten erhöht bzw. der Abstand der einzelnen Lampen verringert oder aber bei der Erneuerung der Straßenlampen deren Leuchtkraft verstärkt wird (BayVGH, Beschluss vom 27.03.1986, BayGT 1986, 194; vgl. auch Urteil vom 31.01.1980; BayGT 1981, 38, und Urteil vom 06.03.1989, Nr. 6 B 87.2074, 02075, EzE -BauGB128 Abs. 2/14). Eine Erneuerung begnügt sich mit der Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes der Anlage, der durch deren Gebrauch verschlechtert wurde, ohne dass damit zwangsläufig eine Verbesserung mit Blick auf die ursprüngliche Anlage verbunden sein muss. Für eine beitragsfähige Erneuerung ist darauf abzustellen, ob die Maßnahme wieder zu einer intakten, mit der ursprünglichen Anlage in qualitativer und quantitativer Hinsicht vergleichbaren Straße geführt hat (vgl. BayVGH, Beschluss vom 22.09.2009, Az. 6 ZB 08.788, KommPr BY 2009, S. 424). Der die Beitragserhebung rechtfertigende Sondervorteil für den Anlieger besteht darin, dass anstatt der verschlissenen, den Verkehrsbedürfnissen nicht mehr genügenden Anlage auf Jahre hinaus eine intakte, sichere Anlage die Nutzung des Grundstücks gewährleistet (vgl. dazu auch BayVGH, Urteil vom 05.02.2007, Az. 6 BV 05.2153, BayVBI 2007, S. 597/598). Dies wird regelmäßig bei einer Erneuerung einer 20 bis 25 Jahre alten Beleuchtungsanlage gegeben sein (vgl. MatlochlWiens, a.a.O., RdNr. 2032).

Die Verwaltung hätte zu prüfen, inwieweit die aufgeführten Maßnahmen eine Verbesserung bzw. Erneuerung darstellen und für die Maßnahmen ggf. Beiträge festzusetzen. Auf die Verjährungsfristen haben wir im Rahmen der Prüfung hingewiesen.

Bei einem Vor-Ort-Termin zu den o.g. Maßnahmen haben unsere Prüfer festgestellt, dass auch in der Memellandstraße die Straßenbeleuchtung erneuert wurde. Eine Aktendurchsicht ergab, dass im Haushaltsjahr 2010 rd.17 T€ für diese Maßnahme ausgezahlt wurden, Beitragseinnahmen konnten unsere Prüfer nicht feststellen. Wir haben der Verwaltung empfohlen, auch für die Jahre vor 2011 zu überprüfen, in wie weit nicht abgerechnete beitragspflichtige Maßnahmen an der Straßenbeleuchtung durchgeführt wurden. Auf eine mögliche Inanspruchnahme der Kassenversicherung und die Verjährungsfristen haben wir hingewiesen

Stellungnahme des SG 60::

Der Austausch der Leuchten bzw. Masten erfolgte im besagten Zeitraum.

Das Sachgebiet Bauverwaltung wurde zu keinem Zeitpunkt in die Maßnahmen mit eingebunden. Eine Prüfung der Beitragsfähigkeit und eine evtl. Abrechnung nach der aktuellen Ausbaubeitragssatzung (Erneuerungs- bzw. Verbesserungsmaßnahme) hätte nach Bekanntgabe der Kosten durch das SG Tiefbau an die zuständige Stelle (SG 60 - Bauverwaltung) erfolgen müssen; d.h. innerhalb der Verjährungsfrist (= 4 Jahre). Dies ist nicht erfolgt.

Für die zukünftigen Maßnahmen (Abrechnung Gartenstraße sowie geplante Umstellung der Straßenbeleuchtung auf LED im Stadtgebiet und im Siedlungsbereich) wurde das SG 60 -Bauverwaltung- bereits mit eingebunden, um eine Prüfung der Beitragsfähigkeit im Einzelfall vorzunehmen. Die Vorgaben hierzu werden künftig beachtet.

Der Stadt Kitzingen verloren gegangenen Einnahmen wurden der Kassenversicherung gemeldet.

Zu 5)

TZ 27a: Weitere Hinweise zum Schulwesen

Die Stadt hat für die Schulen eine Garderoben-und Fahrradversicherung abgeschlossen, für die im letzten Berichtsjahr eine Prämie von 825,27 € geleistet wurde. Schäden waren in den letzten Jahren nicht zu regulieren. Wir weisen darauf hin, dass Risiken, bei denen der wahrscheinliche Höchstschaden im Verhältnis zur finanziellen Leistungsfähigkeit gering ist, regelmäßig keinen Versicherungsschutz erfordern. Die Garderoben- und Fahrradversicherung sollte grundsätzlich auf ihre Notwendigkeit hin überprüft werden.

Stellungnahme des zentralen Gebäudemanagements:

Im Zeitraum der Prüfung (2011 - 2015) gab es das ZGM noch nicht. Die Versicherungsangelegenheiten wurden im SG 10 (Hauptverwaltung) bearbeitet. Da alle Prüfungsbeanstandungen aber künftig beachtet werden sollen, wird das ZGM diese beantworten.

Die Garderoben- und Fahrradversicherung wurde am 01.06.2017 gekündigt.

Zu 6)

TZ 33: Bestehende Kfz Versicherungsverträge wären kritisch zu überprüfen

Die Stadt hat eine Vielzahl von älteren Fahrzeugen in ihrem Bestand, die voll- und teilkaskoversichert sind. Beispielhaft seien dargestellt:

Fahrzeug Erstzulassung VoII-/Teilkasko Jahresprämie 1016

€

Fiat, KT -2271 31.05.2006 Vollkasko 427,94

diverse Feuerwehrfahr- neun Fahrzeuge mit Erst- Vollkasko

zeuge zulassung vor 1995 2.661,81 Lkw Magirus, KT -2053 24.04.1976 Vollkasko 500,00 Fiat Punto, KT -2237 26.07.2005 Vollkasko 372,61

Für kommunale Fahrzeuge ist kein besonderes Versicherungsrisiko zu erkennen. Kaskoversicherungen sollten in der Regel auf neuere Fahrzeuge und auf teure Spezialfahrzeuge mit entsprechendem Zeitwert beschränkt werden.

Die Verwaltung sollte daher in eigener Zuständigkeit den Umfang und die Notwendigkeit der Fahrzeugversicherungen prüfen.

Stellungnahme des zentralen Gebäudemanagements:

Im Zeitraum der Prüfung (2011 - 2015) gab es das ZGM noch nicht. Zu diesem Zeitpunkt war das SG 10 (Hauptverwaltung) zuständig für KfZ-Versicherungen. Da alle Prüfungsbeanstandungen aber künftig beachtet werden sollen, wird das ZGM diese beantworten.

Die Kasko-Versicherungen für die städtischen Fahrzeuge, die älter als zwei Jahre sind, wurden am 20.06.2017 gekündigt. Auf ausdrückliche Empfehlung des Feuerwehrkommandanten gilt dies nicht für Feuerwehrfahrzeuge wegen des erhöhten Unfallrisikos.

Der Vorschlag zur Kündigung der Kasko-Versicherungen wurde vom ZGM bereits am 18.7.2016 dem Oberbürgermeister unterbreitet und wurde nun aufgrund der erneuten Bestätigung durchgeführt.

1. TZ 5 b: Übertragung von Kassen- und Rechnungsgeschäften an die Kitzinger Baugesellschaft GmbH

Es wird davon Kenntnisgenommen, dass der Rechnungsprüfungsausschuss in der Sitzung am 18.07.2017 die Stellungnahme der TZ 5b ohne Änderungen anerkannt hat. Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt bei der Behandlung der TZ 5 b und TZ 18 den Personalwechsel in der BauGmbH zum Anlass zu nehmen, um evtl. eine Neustrukturierung der BauGmbH zu diskutieren.