TZ 32 a – c: Verrechnungskostensätze des Bauhofes unzutreffend ermittelt

Der Bauhof der Stadt erbringt im erheblichen Umfang Leistungen für kostenerstattungspflichtige Dritte und auch für die kostenrechnenden Einrichtungen (z.B. Abwasserbeseitigung, Bestattungswesen). Die an kostenrechnende Einrichtungen erbrachten Leistungen stellen dabei gebührenfähigen Aufwand LS. des Art. 8 Abs. 2 Satz 1 KAG dar. Zur Ermittlung der Kostensätze ergaben sich im Rahmen unserer Prüfung folgende Hinweise:

a)

Zur Ermittlung der Personalkostensätze bezog die Stadt die im Unterabschnitt des Bauhofs gebuchten Personalkosten und die Sachkosten des Bauhofs als Personalgemeinkosten mit ein. Darin enthalten waren unter anderem auch die kalkulatorischen Kosten (GrPr. 6800 und 6850), des Fuhrparks enthalten (vgl. Anlagenachweis), welche daneben auch in den Fuhrpark- und Gerätekostensätzen Eingang fanden. Die kalkulatorischen Kosten des Fuhrparks wurden somit unzutreffend sowohl in den Personalkostensatz, als auch den Fuhrparkkostensatz einbezogen.

b)

In den Personalkostensatz bezog die Stadt lediglich die im Unterabschnitt des Bauhofs gebuchten Sachkosten als Personalgemeinkosten mit ein. Die Leistungen der zentralen Dienststellen (Kasse, EDV, Kämmerei etc.) berücksichtigte die Stadt hingegen bisher nicht. Die Leistungen der zentralen Dienststellen der Stadt zählen zu den Selbstkosten des Bauhofs. Sie sind für die Leistungserbringung des Bauhofs notwendig. Sofern vor Ort keine eigenen Ermittlungen zur Höhe der Personalgemeinkosten durchgeführt werden sollen, können diese pauschal mit 18 % angesetzt werden (vgl. Abschnitt 6.2 in Mayerhofer, Der Bauhof-Handbuch für den Bauhofleiter und kommunale Bauämter, Stand März 2013).

c)

Für die Weiterverrechnung der eingesetzten Fahrzeuge und Geräte gab die Stadt für jedes Fahrzeug einen einheitlichen Verrechnungssatz für die interne Leistungsverrechnung und an externe Dritte vor. Der Verrechnungssatz wurde dabei nicht aus der Kosten- und Leistungsrechnung der Stadt ermittelt, sondern in einer Vorauskalkulation anhand der beabsichtigten jährlichen Einsatzstunden und voraussichtlichen Unterhaltskosten berechnet. Die Verrechnungssätze wurden in der Folgezeit nicht erneut überprüft, so das sich nach den Auswertungen der im Bereich des Bauhofs geführten Kosten- und Leistungsrechnung -insbesondere bei abgeschriebenen Fahrzeugen - teilweise deutlich niedrigere Kostensätzen ergaben. Wir erachten dies im Bereich der Leistungserbringung an kostenrechnende Einrichtungen (z.B. Bestattungswesen, Abwasserbeseitigung) für problematisch, da die gebührenfähigen Kosten nicht auf das erforderliche Maß beschränkt wurden (vgl. Art. 8 Abs. 2 Satz 2 KAG).

Zu den Buchstaben a) bis c):

Die Verrechnungskostensätze des Bauhofs wären zu überprüfen. Wir verweisen auf die von unseren Prüfern während der Prüfung gegebenen weiteren Erläuterungen sowie auf weitere Ausführungen in FSt 310/1995 und in Mayerhofen, a.a.O.

Stellungnahme des Tiefbaus/Bauhofs:

Zu a)

Bei den Stundenverrechnungssätzen sind Abschreibungen, Verzinsung und unproduktive Leistungen wie Organisation, Verwaltung der Bauhofmitarbeiter sowie Reinigung des Gebäudes enthalten. Dieser Zeit- und Kostenaufwand hat sich in den letzten 10 Jahren nicht verändert, es wurden lediglich die tariflichen Angleichungen vorgenommen. In den Verrechnungssätzen für Personal sind keine Kosten des Fuhrparks enthalten. Im Anlagennachweis der Haushaltsstellen 0.7711.6800/6850 sind Abschreibungen und Verzinsungen der Gebäude und des Fuhrparkes zusammengefasst.

Zu b)

Die Verwaltungskosten des Bauamtes und des Rathauses berücksichtigt der Bauhof nun in den Verrechnungskostensätzen.

Zu c)

Bei jedem Fahrzeug und jeder Maschine wird eine Vorkalkulation vorgenommen, die jährlich überprüft wird. Es werden Einsatzzeiten, Reparaturkosten, Verbrauchskosten, Abschrei-bungen, Verzinsungen, Steuern und Versicherungen auf das jeweilige Fahrzeug/Maschine umgelegt. Dies ist eine Nachkalkulation für einen neuen Verrechnungssatz. Bei der über-örtlichen Prüfung hat das Bauhofprogramm nicht richtig gearbeitet und fehlerhafte Zahlen bei den Abschreibungszeiten angezeigt. Im Nachhinein wurde festgestellt, dass die letzten zwei Updates fehlerhaft waren und den Abschreibungsautomatismus falsch berechnet haben. Alle Verrechnungssätze für LKWs und Großmaschinen wurden mit dem Vordruck (Mayerhofer Der Bauhof) überprüft. Bei zwei Fahrzeugen wurden falsche Verrechnungssätze festgestellt. Diese wurden sofort korrigiert. In Zukunft werden nach Updates die Verrechnungsätze überprüft.

TZ 32 a - c: Verrechnungskostensätze des Bauhofes unzutreffend ermittelt

Es wird davon Kenntnis genommen, dass der Rechnungsprüfungsausschuss in der Sitzung vom 18.07.2017 die Stellungnahme der TZ 32 ohne Änderungen anerkannt hat.

Dieser Entscheidung des Rechnungsprüfungsausschusses wird zugestimmt.