Entstehungsgeschichte

 

Im Zusammenhang mit der Maßnahme „Umzug Musikschule in die neuen Räumlichkeiten in der Inneren Sulzfelder Straße“ erfolgte eine Prüfungsbeanstandung im Prüfbericht 2018 seitens des Rechnungsprüfungsamtes.

 

Es wurde u. a. angemerkt, dass durch die rechtzeitige Einbeziehung aller möglichen Beteiligten im Vorfeld alle Aufgabenfelder hätten abgesteckt werden können.

 

Frau Pabst, als Leiterin des Rechnungsprüfungsamtes, schlug im Ergebnis das Einführen eines Projektmanagements vor.

 

Nahezu parallel (ab Anfang 2019) lag in der Verwaltung die Fragestellung nach der eRechnung auf dem Tisch.

Aufgrund der gesetzlichen Vorgabe musste die Verwaltung ab April 2020 im Oberschwellbereich Rechnungen digital annahmen können.

 

Es machte das Wort „Zuständigkeitstango“ die Runde, nachdem verschiedene mögliche Verantwortliche im Raum standen, die Zuständigkeiten jedoch jeweils weitergeschoben wurden.

 

SGL 11, Peter Grieb und SGL 10, Herbert Müller, die mit Blick auf ihre Zuständigkeiten von der Fragestellung ebenfalls tangiert waren nahmen sich der eRechnung an.

 

Dies sollte erstmals in einer klassischen Projektstruktur erfolgen. Wir sahen es als Chance an, mit diesem Pilotprojekt auch der Prüfungsfeststellung gerecht zu werden.

 

Nach der Vorstellung in einer Amtsleiterrunde erteilt der damalige OB Müller den Projektauftrag.

Als Projektleiter fungierten Peter Grieb und Herbert Müller.

 

Die Doppelspitze erachteten wir im Pilotprojekt als zweckmäßig, nachdem Peter Grieb aufgrund seiner beruflichen Erfahrung, umfassende Kenntnis im Projektmanagement hat und Herbert Müller die internen Abläufe im Haus bestens kennt.

 

Nach den ersten Projektsitzungen erfolgte im Rechnungsprüfungsausschuss am 17.12.2019 eine erste Information hinsichtlich der Erledigung der Textziffer.

 

In der damaligen Sitzung wurde das Projektmanagement grundsätzlich positiv aufgenommen.

Die Verwaltung bekam folgende Hausaufgaben seitens des Ausschusses:

-       Erstellung eines Projekthandbuches

-       Durchführung einer Umfrage bei den Großen Kreisstädten

-       Benennung möglicher Projekte

-       Benennung möglicher Mitarbeiter*innen, die regelmäßig an Projekten beteiligt sind

 

In einer Amtsleiterrunde Ende Januar 2021 wurden die Ergebnisse verwaltungsintern vorgestellt und besprochen.

 

Bevor diesbezüglich eine Kommunikation in die Gesamtverwaltung erfolgt, möchten wir eine Information im politischen Gremium geben. Hierzu werden Peter Grieb und Herbert Müller an der Sitzung anwesend sein.

 

 

In der Anlage 1 erhalten Sie das Projekthandbuch für die Stadt Kitzingen im Entwurf. Als Anlage 2 die Umfrage bei Bayerischen Kommunen.

In der Anlage 3 die Präsentation aus der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom 17.12.2019.

Sowie in den Anlage 4 und 5 der Projektauftrag bzw. dessen Ergänzung dazu, die sich im Rahmen des Projektes nun ergeben hat.

 

Wir sehen das Projektmanagement als Instrument der Organisations- und Unternehmensentwicklung an und erkennen es als Chance, Maßnahmen und Entscheidungen auf eine breitere Basis aufzustellen.

Vom Sachvortrag wird Kenntnis genommen.