Überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2011 - 2015; TZ 4 b + d: Die Revisionsfähigkeit der elektronischen Belegarchvierung wäre noch herzustellen b) Scan-Dienstanweisung d) Aufbewahrung und Aussonderung der papiergebundenen Belege

Es wird auf die beigefügten Stellungnahmen der Sachgebiete 10 und 21 (Anlage 1 a - c) verwiesen.

Die Stellungnahmen wurden in der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses ohne Änderungen zur Kenntnis genommen.

Die Scan-Dienstanweisung sowie der Umgang der papiergebundenen Belege stehen in engem Zusammenhang. Darüber hinaus muss auch die Dienstanweisung zur Schriftgutordnung (aus 1995!!) mit angepasst werden.

Die Verwaltung hat bereits erste Musterdienstanweisungen gesichtet. Mit Blick auf den Umfang und der Komplexität des Themas sowie der Anzahl der beteiligten Sachgebiete wurde eine Fertigstellung im 2. Quartal 2018 als Ziel gesetzt.

Nach der Fertigstellung wird das Gremium hiervon unterrichtet bzw. vom Sachstand informiert.

1.   Es wird davon Kenntnis genommen, dass der Rechnungsprüfungsausschuss in seiner Sitzung am 18.07.2017 die Stellungnahme ohne Änderung anerkannt hat.

Dieser Entscheidung des Rechnungsprüfungsausschusses wird zugestimmt.

2.   Die Fertigstellung der Scan-Dienstanweisung sowie der Umgang mit den papiergebundenen Belegen ist im 2. Quartal 2018 geplant.